Cửa hàng xăng dầu cũng có “trợ lý số” – Vì sao không?

Thực trạng và cơ hội thay đổi

Dù đóng vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng nhiên liệu quốc gia, nhiều cửa hàng xăng dầu hiện vẫn đang vận hành theo phương thức thủ công. Việc ghi chép tồn kho, theo dõi sản lượng hay thống kê doanh thu hằng ngày phần lớn dựa trên sổ sách, file Excel hoặc thậm chí là trí nhớ của người quản lý. Trong khi đó, khối lượng giao dịch ngày càng lớn, tần suất nạp – rút nhiên liệu liên tục khiến khả năng kiểm soát sai lệch, thất thoát rất cao.

"Trước đây chúng tôi chỉ tổng hợp số liệu thủ công vào cuối ngày, cuối tuần – có lúc cả tháng mới rà soát một lần. Giao ca nhiều, hóa đơn dồn, dữ liệu phân tán… nên rất dễ bị sót hoặc nhầm. Mỗi lần muốn kiểm tra tồn kho hay đối chiếu công nợ, tôi phải gọi từng nhân viên báo cáo thủ công. Mệt và tốn thời gian vô cùng” - một chủ cửa hàng xăng dầu tại Thành phố Hồ Chí Minh chia sẻ thẳng thắn.

Trong bối cảnh chi phí vận hành gia tăng, giá nhiên liệu biến động khó lường và yêu cầu minh bạch trong thanh toán ngày càng cao, mô hình quản lý truyền thống đang bộc lộ nhiều giới hạn. Một sai sót nhỏ trong log giao dịch, một lần nhập liệu chậm trễ cũng có thể dẫn đến tổn thất đáng kể. Đã đến lúc ngành xăng dầu cần một cách tiếp cận mới – thông minh, kịp thời và hiệu quả hơn.

Khi “trợ lý số” bước vào trạm xăng

Từ nhu cầu đó, những giải pháp quản lý xăng dầu bằng công nghệ đã bắt đầu xuất hiện, mang đến cách tiếp cận mới: trực quan – chính xác – thời gian thực. Trong số đó, một cái tên đang thu hút sự chú ý là PVConnect OIL – nền tảng quản trị số dành riêng cho doanh nghiệp xăng dầu do PVcomBank phát triển.

Tháng 4/2025, Công ty TNHH Vĩnh Mạnh tại Nghệ An trở thành đơn vị tiên phong ứng dụng PVConnect OIL. Tọa lạc trên trục giao thương quốc tế QL36, cửa hàng này hoạt động 24/7 với sản lượng lên đến 10.000 lít/ngày – khối lượng đủ để biến việc kiểm soát tồn kho, log bơm hay đối chiếu công nợ trở thành một bài toán đầy thách thức. Ngay từ khi tiếp cận, rào cản lớn nhất không nằm ở thiết bị hay chi phí – mà là thói quen. “Chuyển từ cách làm cũ sang một hệ thống công nghệ hoàn toàn mới khiến chúng tôi lo lắng đủ điều: không biết có dùng được không, có sai sót không, có phức tạp quá không…” – đại diện đơn vị chia sẻ.

Tuy nhiên, chỉ sau chưa đầy một tháng triển khai, mọi nghi ngại dần được thay thế bằng sự chủ động. Với giao diện thân thiện và thao tác đơn giản, PVConnect OIL cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi mọi biến động tại cửa hàng chỉ bằng một chiếc điện thoại: từ lượng tồn kho, sản lượng bán ra, công nợ đến xếp hạng hiệu quả từng điểm bán. Mọi giao dịch tại từng vòi bơm đều được ghi nhận chi tiết, đồng bộ hóa để xuất hóa đơn điện tử và hỗ trợ tra soát nhanh chóng.

Đặc biệt, giải pháp này không chỉ phục vụ ban quản lý. Nhân viên tại cây xăng cũng được hỗ trợ vận hành thuận tiện hơn, giảm áp lực thủ công và hạn chế sai sót trong các khâu nhập – xuất. Có thể nói, PVConnect OIL đang đóng vai trò như một “trợ lý số” thực thụ, đồng hành cùng cả người quản lý lẫn người vận hành trong suốt ca làm việc.

Trên thực tế, Việt Nam hiện có hàng nghìn cửa hàng xăng dầu đang vận hành theo mô hình truyền thống. Trong khi đó, kỳ vọng từ thị trường lại ngày một cao hơn – không chỉ về giá, mà còn ở độ minh bạch, sự chuyên nghiệp và khả năng phản ứng nhanh. Ở điểm giao giữa nhu cầu thực tiễn và tiềm lực công nghệ, các nền tảng quản trị thông minh như PVConnect OIL chính là lời đáp phù hợp. Trong bối cảnh số hóa đang là chiến lược ưu tiên ở mọi ngành nghề, thì việc đưa công nghệ về với những lĩnh vực vốn ít được chú ý như xăng dầu – lại là bước đi khác biệt. Và đôi khi, chính những thay đổi âm thầm như thế lại tạo nên chuyển động lớn cho cả ngành.