Mùa đại hội cổ đông và nghịch lý lãng phí hàng trăm tỷ từ những cánh thư mời giấy

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp và nhà đầu tư lúc này đều chung một thắc mắc: "Không biết thời đại công nghệ số nào rồi mà chúng ta vẫn bị trói buộc bởi những cánh thư giấy?"

Gánh nặng trăm tỷ từ những cánh thư "vào thẳng sọt rác"

Cứ đến hẹn lại lên, "mùa đại hội" cũng là mùa các bưu cục tăng công suất hoạt động để chuyển phát những tệp thư mời đến cổ đông. Chị N.T.T, một nhà đầu tư cá nhân nắm giữ vài trăm cổ phiếu nhỏ lẻ, chia sẻ thật lòng: "Năm nào đến mùa đại hội tôi cũng nhận được mấy thư mời từ các công ty khác nhau. Bản thân tôi là cổ đông nhỏ, lại ở xa, hoàn toàn không có nhu cầu hay điều kiện tham dự trực tiếp. Vì vậy, cứ nhận được thư là tôi lại vứt ngay vào sọt rác."

Thực tế, tại hầu hết các phiên họp ĐHĐCĐ hiện nay, số lượng cổ đông đến dự trực tiếp cũng chỉ dao động từ vài chục đến vài trăm người. Một số đơn vị đã chuyển sang hình thức đại hội đồng cổ đông trực tuyến (từ đợt Covid – 19) đến nay. Trong khi đó, số lượng thư mời phát đi lại lên tới hàng chục triệu bản.

Nhìn vào những con số thống kê sơ bộ để thấy quy mô của sự lãng phí này lớn đến nhường nào. Tính đến hết quý I/2026, Việt Nam đã có hơn 12,6 triệu tài khoản chứng khoán (cụ thể là 12.661.417 tài khoản). Trong đó, khối nhà đầu tư cá nhân trong nước chiếm đa số tuyệt đối với hơn 12,59 triệu tài khoản. Điều này đồng nghĩa với việc mỗi mùa đại hội, có hàng chục triệu bức thư mời được phát hành.

Khi đặt lên bàn tính, chi phí cấu thành cho “thủ tục” này là một con số khổng lồ:

Chi phí chuyển phát bưu điện, một bức thư gửi qua Bưu điện Việt Nam (VNPost) hiện có giá dao động từ 6.500 đến 8.000 đồng. Lấy giả định trung bình mỗi tài khoản chứng khoán chỉ nhận 1 thư mời họp trong năm, với 12,6 triệu tài khoản, tổng kinh phí chuyển phát bưu điện tiêu tốn từ 90 tỷ đến 111 tỷ đồng (đã bao gồm 10% thuế VAT).

Chi phí in ấn, phôi thư, phong bì và mực in: Mức phí này dao động từ 2.000 đến 5.000 đồng/bộ tùy chất liệu. Tính trên quy mô 12,6 triệu bản, doanh nghiệp phải bỏ thêm khoảng 25 tỷ đến 63 tỷ đồng.

Chi phí ẩn khác, đó là chi phí nhân công, nguồn lực của doanh nghiệp đổ vào để thuê người gấp thư, bỏ vào phong bì, dán keo, dán tem và quản lý danh sách.

Như vậy, chỉ riêng tiền in ấn và cước bưu điện, cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam đang phải tiêu tốn từ 115 tỷ đến 174 tỷ đồng mỗi năm cho một thủ tục mà phần lớn kết cục của nó là nằm trong sọt rác hoặc các vựa phế liệu.

Trên thực tế, một tải khoản chứng khoán thường sở hữu nhiều mã cổ phiếu. Một nhà đầu tư cá nhân (1 tài khoản) thường không chỉ mua cổ phiếu của một công ty. Nếu họ nắm giữ danh mục gồm 10 mã cổ phiếu khác nhau, họ sẽ nhận được 10 bức thư mời họp từ 10 doanh nghiệp trong mùa đại hội. Do đó, tổng số thư mời phát ra trên toàn thị trường trong dịp đại hội đồng cổ đông thực tế lớn hơn nhiều so với con số 12,6 triệu. Số tiền lãng phí của toàn nền kinh tế cho đống giấy lộn này không dừng lại ở mức 115 - 174 tỷ đồng, mà con số thực tế có thể gấp nhiều lần mức đó.

Đây là một sự lãng phí tài chính và tài nguyên (giấy, mực) cực kỳ lớn, tạo gánh nặng không đáng có cho chi phí vận hành của doanh nghiệp và lãng phí cho nền kinh tế.

Rào cản từ quy định pháp lý

Vấn đề lãng phí từ thư mời họp đã từng được đề cập đến. Tuy nhiên, tình trạng này chưa thực sự được quan tâm và vẫn kéo dài do vướng mắc từ các quy định pháp lý hiện hành.

Cụ thể, tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc mời họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

"Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc..."

"Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty..."

Mặc dù Luật Doanh nghiệp 2020 đã có bước tiến lớn khi cho phép thay thế việc gửi kèm tài liệu giấy bằng cách đăng tải lên trang thông tin điện tử (Khoản 4, Điều 143), nhưng bản thân thông báo mời họp gốc vẫn bắt buộc phải được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông. Do đó, để tránh các rắc rối về pháp lý, dẫn đến nguy cơ hủy nghị quyết ĐHĐCĐ, doanh nghiệp vẫn tuân thủ là gửi thư bảo đảm qua đường bưu điện truyền thống. Chính sự an toàn về mặt pháp lý này đã vô tình trói buộc doanh nghiệp vào một quy trình thủ công và tốn kém.

Thay đổi từ điều nhỏ nhất trong kỷ nguyên số

Việt Nam đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số sâu rộng với quyết tâm mạnh mẽ của cả hệ thống chính trị. Chúng ta nói nhiều về kinh tế số, xã hội số, về AI, về dữ liệu lớn và những đại dự án công nghệ. Thế nhưng, trước khi tiến đến những mục tiêu to lớn, có lẽ chúng ta cần bắt đầu cắt giảm sự lãng phí từ những điều nhỏ và thiết thực như thế này.

Trong thời đại mà mỗi người dân, mỗi nhà đầu tư đều sở hữu điện thoại thông minh, tài khoản chứng khoán gắn liền với mã định danh, số điện thoại và email cá nhân, việc bắt buộc gửi một cánh thư giấy là điều không còn phù hợp với xu thế.

Thiết nghĩ, các cơ quan quản lý cần sớm có những hướng dẫn, sửa đổi quy định pháp lý theo hướng linh hoạt hơn. Ví dụ, cho phép doanh nghiệp gửi thư mời họp thông qua các phương thức điện tử chính thống như: Email đã đăng ký của cổ đông, tin nhắn SMS, thông báo qua ứng dụng (App) của công ty chứng khoán nơi cổ đông mở tài khoản, hoặc sử dụng hệ thống định danh VNeID. Thư giấy chỉ nên là phương thức áp dụng khi cổ đông có yêu cầu bằng văn bản.

Những tiết kiệm dù nhỏ từ mỗi bức thư, khi được cộng hưởng trên quy mô toàn bộ nền kinh tế và thị trường chứng khoán, sẽ mang lại một giá trị vô cùng lớn. Việc cởi trói bớt những thủ tục giấy tờ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, bảo vệ môi trường, mà còn là bước đi thực chất để đưa thị trường tài chính Việt Nam trở nên chuyên nghiệp, hiện đại và văn minh hơn trong kỷ nguyên số.